(八)公司文件公证
公司章程是公司的宪章,作为公司组织与行为的基本准则,对公司的成立及运营意义重大,它既是公司成立的基础,也是公司赖以生存的灵魂。公司章程公证是公证机构根据公司的申请,依法证明公司章程的真实性、合法性的公证行为。公证通过对公司章程制定和修改的适当干预,对章程内容进行规范,可以有效防范投资人之间发生纠纷的风险。在公证时应当提交章程文本,如果是有限责任公司章程,应有全体股东签章,股份有限公司章程应有创立大会会议记录,国有独资公司的章程应有国家授权投资的机构或国家授权的部门批准公司章程的文件。
此外,公司的营业执照、专利证书、商标证书、认证证书、荣誉证书等文件都可以进行公证。企业通过办理公证把企业自身的法律活动转化成具有公信力的公证活动,以公证书为载体,更能被对方采用和认可。比如有的公司想利用法院诉讼方式申请中国驰名商标,由于公司的营业执照及各种证书不能留存法院,只能向法院提供加盖公司公章的复印件,却遭到法院拒绝。因此,公司将所有文件进行了公证,证明公司的相关证书都是真实有效的,最终被法院采纳。
其实,在公司经营活动中,提供营业执照、资质证书、出资协议、公司章程、股东会或董事会决议等文件的原件存在实际困难,而加盖单位公章的复印件效力又不够,通过公证将企业文件转换为公证书就可以确保企业法律文书的真实性,从而保证经营活动的顺利开展。